Offene Stelle: Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50%+)

Aufgaben

Prozentangaben sind als Annahme und Prozentsatz des Pensums zu verstehen.

Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen als zentrale Ansprechperson vor Ort mit Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büros.

Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen (60%)

Administration

• Reisebuchungen für Konferenzen
• Koordination von Terminen und Meetings sowie Termine von Geschäftsführung (GF)
• Support Spesenabrechnungen GF
• Vor/Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Protokollführung und Pendenzenmanagement
• Koordination und Abwicklung von Grafik- bzw. Druckaufträgen

IT- & Ressourcen-Management

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei einfachen IT-Anliegen sowie Koordination bei Störungen
• Organisation und Betreuung der Büroinfrastruktur
• Sicherstellung von Dokumentablage sowie Pflege der Serverstruktur, gemeinsam mit COO

Support Personal-Administration/HR

• Erfassung von Ferienabwesenheiten
• Operative Unterstützung von COO bei Team-Workshops u.a.

Verwaltung und Betrieb Büro (40%)

• Koordination von Anliegen rund um die Büroinfrastruktur und Verwaltung
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial sowie bedarfsgerechte Bestellung
• Aktualisierung und Koordination der Aufteilung von Büroaufgaben im Team
• Sicherstellung des Telefondienstes
• Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Hauswartung)

Profil & Erwartungen

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Identifikation mit der Mission von OceanCare; Erfahrung im NGO-Umfeld ist von Vorteil
• Hohe Eigenverantwortung und ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Zusammenhänge zu erkennen, aktiv mitzudenken und in dynamischen Situationen Ruhe und Überblick zu behalten
• Volle Büro-Präsenz (bei einem 50% Pensum idealerweise täglich einen halben Tag) und daran, eine zentrale Drehscheibenfunktion für Team und Geschäftsleitung einzunehmen
• Wohnsitz in der Schweiz sowie Muttersprache Deutsch mit sicherem Verständnis von Schweizerdeutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein stilsicherer, adressatengerechter Schreibstil
• Strukturierte, vorausschauende, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Ordnung. Transparenz und effiziente Abläufe
• Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten mit echter Freude daran, andere zu unterstützen und einen positiven Beitrag zum Teamalltag zu leisten
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365) sowie Offenheit und Interesse an digitalen Tools und Systemen
• Erfahrung in der Koordination von externen Dienstleistern sowie im Umgang mit IT-Anliegen von Vorteil
• Grundkenntnisse in Personaladministration und HR-Prozessen (z. B. Sozialversicherungen, Rekrutierung) von Vorteil

Das bieten wir Ihnen

• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position
• Die Möglichkeit, einen direkten Beitrag zu Meeresschutz zu leisten
• Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien

Sie sind interessiert?

Unser Team besteht aus Menschen, die den Wunsch in sich tragen etwas zu bewegen. Wer bei OceanCare arbeitet, fühlt sich der Meereswelt verbunden. Wir wünschen uns Bewerber:innen, die diese Leidenschaft teilen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail (Lebenslauf, Motivationsschreiben und die wichtigsten Zeugnisse) an Olivia Zollinger ozollinger@oceancare.org (ferienabwesend von 21.07.-07.08.2026).

Eingangsbestätigungen für Bewerbungen werden erst ab Kalenderwoche 33 versendet. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.